Rechnungsprogramm für Handwerker: E-Rechnung schreiben ohne Word-Gefrickel

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Rechnung schreiben, ohne abends am Schreibtisch zu kleben

Das Rechnungsprogramm für Handwerker von baubit nimmt dir die Abendarbeit ab. Du bist Handwerker, kein Buchhalter. Trotzdem sitzt du sonst nach Feierabend an Word-Vorlagen, kopierst Positionen aus alten Dateien und hoffst, dass die Mehrwertsteuer stimmt. Mit baubit erstellst du in wenigen Minuten eine saubere Rechnung, erzeugst PDF und XRechnung und mahnst offene Beträge strukturiert an.

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E-Rechnung erfüllen, statt PDFs zu riskieren

Seit 2025 müssen Betriebe im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, und strukturierte E-Rechnungen werden schrittweise wichtiger. Mit baubit bist du auf der sicheren Seite: Du erzeugst für ausgestellte Rechnungen XRechnungen im strukturierten B2B-Standardformat, das große Auftraggeber verlangen. Und du verlierst keine offene Rechnung mehr aus dem Blick, weil das Mahnwesen strukturiert läuft.

• ✓Positionen aus bestehenden Aufträgen übernehmen statt neu tippen
• ✓E-Rechnung im Format XRechnung, dem strukturierten B2B-Standard nach EN 16931
• ✓Kein vergessenes Nachhaken mehr: das Mahnwesen läuft strukturiert

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Rechnung erstellen, PDF vorbereiten und Mail öffnen

Du legst die Positionen an, baubit rechnet Netto, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag automatisch zusammen. Die fertige Rechnung gibt es als sauberes PDF mit deinem Logo und deinen Firmendaten, und baubit öffnet dir eine vorbereitete E-Mail in deinem Mailprogramm. Auf Wunsch liefert dir ein KI-Entwurf den Text für die Begleit-E-Mail als Startpunkt, den du nur noch anpasst.

• ✓Rechnung als PDF mit eigenem Logo und Branding
• ✓Vorbereitete E-Mail aus baubit, Versand über dein Mailprogramm
• ✓KI-Entwurf für den E-Mail-Text als Startpunkt

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E-Rechnung im Format XRechnung, KoSIT-validiert

baubit erzeugt E-Rechnungen im Standard XRechnung 3.0 auf Basis von UBL 2.1. Die Dateien sind gegen den KoSIT-Validator geprüft, das offizielle Prüfwerkzeug des XRechnung-Standards. Damit deckst du die gängigen Fälle im Handwerk ab: Regelbesteuerung mit 19 oder 7 Prozent, mehrere Steuersätze nebeneinander auf einer Rechnung, Kleinunternehmer nach Paragraf 19 ohne Umsatzsteuer-Ausweis und Reverse-Charge nach Paragraf 13b für Bauleistungen unter Unternehmern.

• ✓XRechnung 3.0 auf UBL 2.1, gegen KoSIT-Validator geprüft
• ✓Regelbesteuerung 19 % und 7 %, auch gemischt auf einer Rechnung
• ✓Kleinunternehmer Paragraf 19 ohne Umsatzsteuer-Ausweis
• ✓Reverse-Charge Paragraf 13b für Bauleistungen zwischen Unternehmern

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Eingehende E-Rechnungen automatisch verarbeiten

Rechnungen schreiben ist nur eine Seite der E-Rechnung, die andere ist der Empfang. Seit 2025 musst du im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, und baubit macht daraus keine Zusatzarbeit: Eingehende XRechnungen, das CII-Format und ZUGFeRD-PDFs lädst du in deinen E-Rechnungs-Eingang hoch, baubit liest Betrag, Lieferant und Datum aus, erkennt Duplikate und legt das Original GoBD-konform ab. Mit einem Klick übernimmst du eine eingehende Rechnung als Ausgabe. Alle Details dazu stehen auf der eigenen Seite zum E-Rechnungs-Empfang im Handwerk.

• ✓E-Rechnungs-Eingang für XRechnung/UBL, CII und ZUGFeRD
• ✓Betrag, Lieferant und Datum automatisch ausgelesen
• ✓Duplikate erkannt, Original GoBD-konform abgelegt
• ✓Ein Klick übernimmt die eingehende Rechnung als Ausgabe

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3-stufiges Mahnwesen: dein Geld kommt rein

Offene Rechnungen sind im Handwerk bares Geld, das fehlt. baubit hat ein dreistufiges Mahnwesen mit branchenüblichen Fristen von 14, 10 und 7 Tagen pro Stufe. Du siehst auf einen Blick, welche Rechnung überfällig ist, und erstellst die nächste Mahnstufe per Knopfdruck. Mahngebühr je Stufe und Verzugszinssatz hinterlegst du einmal in den Einstellungen, baubit rechnet beides automatisch in die Mahnung ein. Ist die dritte Stufe erreicht, weist dich baubit auf den nächsten Schritt zum Inkasso hin.

• ✓Drei Mahnstufen mit Fristen 14 / 10 / 7 Tage
• ✓Mahngebühr je Stufe und Verzugszinssatz wird automatisch eingerechnet
• ✓Klarer Überblick, welche Rechnung überfällig ist

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Rabatte sauber abbilden

Du willst einem Stammkunden entgegenkommen oder eine einzelne Position günstiger anbieten? baubit unterstützt Rabatte auf einzelne Positionen und auf die gesamte Rechnung, jeweils prozentual oder als fester Betrag. Die Beträge werden inklusive Mehrwertsteuer automatisch korrekt gerechnet, sodass am Ende alles aufgeht, im PDF genauso wie in der E-Rechnung.

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Vom Angebot bis zur Rechnung: ein durchgehender Ablauf

Dein Rechnungsprogramm für Handwerker steht nicht allein. Aus einem Angebot machst du mit wenigen Klicks eine Rechnung, statt alles neu zu tippen. Auftragsdaten, erfasste Zeiten und das auf der Baustelle erfasste Material laufen in deinem Betrieb zusammen. So hängt von der Einsatzplanung über die Zeiterfassung bis zur fertigen Rechnung alles zusammen, in einem System statt in fünf Insellösungen.

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Für wen baubit gemacht ist

baubit ist Handwerkersoftware für alle Gewerke, mit Elektro und SHK als Leit-Gewerke. Egal ob du allein unterwegs bist oder ein kleines Team führst: Wenn du Rechnungen schreiben, E-Rechnungen erzeugen und offene Beträge im Griff behalten willst, ohne dafür eine teure Kanzlei-Software zu kaufen, bist du hier richtig. Mobil-first, in der Cloud, mit eigener App für deine Monteure. Sag uns im Erstgespräch, welche Funktionen dir fehlen, wir entwickeln baubit gemeinsam mit Betrieben weiter. Gebaut von einem Praktiker auf dem Bau, gehostet in Deutschland, DSGVO-konform.