RATGEBER
GoBD im Handwerk: Was dein Betrieb beachten muss
Was die GoBD für deinen Handwerksbetrieb bedeuten: die sechs Grundsätze, die Aufbewahrungsfristen seit 2025 und wie du Belege digital und unveränderbar aufbewahrst.
Von Robinson Laha, Gründer von baubit. Zuletzt geprüft am 13. Juni 2026.
Die GoBD sind die Regeln des Finanzamts für digitale Buchführung und Belege. Sie gelten auch für kleine Betriebe mit Einnahmenüberschussrechnung. Deine Aufzeichnungen müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar sein, digitale Belege bleiben im Ursprungsformat. Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf.
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Das Wichtigste in Kürze
Die GoBD sind die Regeln des Finanzamts für digitale Buchführung und Belege. Sie gelten auch für kleine Betriebe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Im Kern geht es darum, dass deine Aufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar sind und dass digitale Belege in ihrem Ursprungsformat erhalten bleiben. Seit 2025 sind die Fristen für Buchungsbelege kürzer.
- Die GoBD gelten auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
- Belege musst du unveränderbar und im Originalformat aufbewahren.
- Buchungsbelege wie Rechnungen: seit 2025 acht Jahre statt zehn.
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Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dahinter steckt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das beschreibt, wie das Finanzamt digitale Buchführung und digitale Belege sehen will. Betroffen ist jeder Betrieb mit steuerlicher Aufzeichnungspflicht, also auch der Handwerker mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
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Die sechs Grundsätze der GoBD
Die GoBD lassen sich auf sechs Grundsätze herunterbrechen. An ihnen misst das Finanzamt, ob deine Buchführung und deine Belegverarbeitung in Ordnung sind. Sie gelten für dein gesamtes Verfahren, von der Erfassung bis zur Aufbewahrung.
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Prüfer muss deine Aufzeichnungen ohne Erklärung verstehen.
- Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall ist erfasst, nichts fehlt.
- Richtigkeit: Die Aufzeichnungen geben die Wirklichkeit korrekt wieder.
- Zeitgerechte Erfassung: Belege werden zeitnah erfasst, nicht erst Monate später.
- Ordnung: Alles ist systematisch und auffindbar abgelegt.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten lassen sich nicht spurlos ändern.
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Wie lange musst du Belege aufbewahren?
Die Fristen wurden mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz seit 2025 für Buchungsbelege verkürzt. Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung aus 2025 musst du also bis Ende 2033 aufbewahren.
| Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen) | 8 Jahre (seit 2025, vorher 10) |
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre |
| Geschäfts- und Handelsbriefe, sonstige Unterlagen | 6 Jahre |
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Unveränderbarkeit: woran viele scheitern
Der häufigste GoBD-Fehler ist eine Buchhaltung, die sich nachträglich spurlos ändern lässt. Eine Excel-Tabelle erfüllt das meist nicht, weil du jeden Wert überschreiben kannst, ohne dass es jemand sieht. GoBD-konform ist eine Erfassung erst, wenn Änderungen protokolliert und nachvollziehbar bleiben. Wer einen Beleg korrigiert, muss erkennen können, was vorher dort stand.
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Digitale Belege richtig aufbewahren
Belege, die digital entstehen, musst du auch digital im Originalformat aufbewahren. Ein per E-Mail erhaltenes PDF oder eine E-Rechnung auszudrucken und das Papier abzuheften, reicht nicht. Umgekehrt darfst du Papierbelege unter bestimmten Voraussetzungen nach einem Scan vernichten, wenn der Scan-Vorgang den GoBD entspricht und du ihn in einer Verfahrensdokumentation festhältst.
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Was prüft das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung?
Bei einer Betriebsprüfung schaut das Finanzamt, ob deine Aufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar sind. Der Prüfer darf dabei auf deine steuerlich relevanten Daten digital zugreifen, entweder direkt am System, über eine Auswertung oder als Datenexport. Entscheidend ist, dass du zu jedem Geschäftsvorfall den passenden Beleg zeigen kannst und dass nachvollziehbar bleibt, wann etwas erfasst oder geändert wurde. Eine Verfahrensdokumentation gehört dazu und erklärt dem Prüfer, wie deine Belege in den Betrieb kommen und wo sie liegen.
- Vollständigkeit: zu jedem Vorfall gibt es einen Beleg
- Nachvollziehbarkeit: Erfassung und spätere Änderungen bleiben dokumentiert
- Digitaler Datenzugriff auf die steuerlich relevanten Aufzeichnungen
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Wie hilft dir baubit bei der GoBD?
baubit erfasst deine Belege digital, per Foto oder PDF, und die KI liest Datum, Betrag, Lieferant und Steuersatz aus. Die Belege liegen strukturiert beim passenden Auftrag, und über den DATEV-Export gibst du sie an deine Kanzlei weiter. baubit ist dabei die Schnittstelle zwischen Baustelle und Steuerbüro: Die buchhalterische GoBD-Bewertung und die revisionssichere Archivierung liegen bei deiner Kanzlei beziehungsweise deinem Archivsystem.
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HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
F.01Gilt die GoBD auch für kleine Handwerksbetriebe mit EÜR?
Ja. Sobald du steuerlich aufzeichnungspflichtig bist, gelten die GoBD, auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Der Umfang richtet sich nach der Größe deines Betriebs.
F.02Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Buchungsbelege wie Rechnungen musst du seit 2025 acht Jahre aufbewahren, vorher waren es zehn. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe bei sechs.
F.03Ist Excel GoBD-konform?
Eine reine Excel-Tabelle erfüllt die Unveränderbarkeit meist nicht, weil sich Einträge ohne Protokoll überschreiben lassen. Für eine GoBD-konforme Erfassung brauchst du ein System, das Änderungen nachvollziehbar festhält.
F.04Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Unter bestimmten Voraussetzungen ja, wenn die Digitalisierung den GoBD entspricht und du den Vorgang in einer Verfahrensdokumentation beschreibst. Für einzelne Unterlagen gelten Ausnahmen, kläre das im Zweifel mit deiner Kanzlei.
F.05Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in deinem Betrieb Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Für kleine Betriebe darf sie knapp ausfallen, sie sollte aber vorhanden sein.
Quellen
- BMF-Schreiben GoBD (AO-Handbuch, Anhang 64)
- § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
- § 146 AO (Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen)
Dieser Ratgeber gibt den Stand vom 13. Juni 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall sind deine Steuerkanzlei und das Finanzamt maßgeblich.
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