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Rechnung schreiben als Handwerker: die Pflichtangaben
Welche Pflichtangaben eine Handwerker-Rechnung braucht (§ 14 UStG), was bei Kleinbeträgen bis 250 Euro und Bauleistungen nach § 13b gilt, plus eine kostenlose Rechnungsvorlage zum Download.
Von Robinson Laha, Gründer von baubit. Zuletzt geprüft am 13. Juni 2026.
Eine Handwerker-Rechnung über 250 Euro braucht die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, das Leistungsdatum sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bis 250 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben.
Druckfertige A4-Vorlage mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG als Platzhalter, inklusive Hinweisen zu § 13b und Kleinunternehmer. Kostenlos, ohne Anmeldung.
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Das Wichtigste in Kürze
Eine Handwerker-Rechnung braucht bestimmte Pflichtangaben, sonst kann dein Kunde keine Vorsteuer ziehen und du bekommst Ärger bei der Prüfung. Für kleine Beträge bis 250 Euro reicht eine vereinfachte Rechnung. Arbeitest du für einen anderen Betrieb am Bau, gilt oft die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus.
- Pflichtangaben nach § 14 UStG für Rechnungen über 250 Euro.
- Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto: weniger Angaben nötig.
- Bauleistung an einen Betrieb, der selbst Bauleistungen erbringt: netto plus § 13b-Hinweis.
- Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis auf die Befreiung.
- Arbeiten an Haus oder Grundstück für Privatkunden: Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Kunden, Rechnung binnen 6 Monaten.
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Diese Pflichtangaben braucht eine Rechnung über 250 Euro
Für Rechnungen über 250 Euro brutto schreibt § 14 UStG diese Angaben vor. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft.
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden.
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung.
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das Leistungsdatum.
- Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, samt vereinbarter Minderungen wie Skonto.
- Der Steuersatz und der Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
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Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: weniger Angaben
Bei einer Rechnung bis 250 Euro brutto genügt nach § 33 UStDV eine vereinfachte Form. Du brauchst dann weder die Anschrift deines Kunden noch eine Rechnungsnummer, deine Steuernummer oder das Leistungsdatum. In Reverse-Charge-Fällen nach § 13b gilt die Vereinfachung allerdings nicht, dort brauchst du eine vollständige Rechnung.
- Dein vollständiger Name und deine Anschrift.
- Das Ausstellungsdatum.
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung.
- Der Bruttobetrag und der Steuersatz, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
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Bauleistung an einen anderen Betrieb? § 13b beachten
Erbringst du eine Bauleistung an einen anderen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet nicht du die Umsatzsteuer, sondern dein Auftraggeber. Das nennt sich Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder Reverse Charge. Du schreibst dann netto, ohne Umsatzsteuer, und setzt den Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auf die Rechnung. Ob der Fall vorliegt, hängt von deinem Auftraggeber ab, kläre das im Zweifel mit deiner Kanzlei.
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Arbeiten an Haus und Grundstück für Privatkunden
Arbeitest du an einem Haus oder Grundstück, etwa eine Elektroinstallation oder eine Badsanierung, gelten zwei Besonderheiten. Die Rechnung musst du bei grundstücksbezogenen Leistungen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen, das gilt unabhängig davon, ob dein Kunde privat oder ein Betrieb ist. Arbeitest du für einen Privatkunden, kommt hinzu, dass auf die Rechnung ein Hinweis gehört, dass dein Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss. Beides regelt das Umsatzsteuergesetz.
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Kleinunternehmer: Rechnung ohne Umsatzsteuer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Auf die Rechnung gehört dafür ein Hinweis, dass du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist. Eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gibst du weiterhin an.
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Rechnungsnummer und Aufbewahrung
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein, ein bestimmtes Format schreibt das Gesetz nicht vor. Wichtig ist nur, dass keine Nummer doppelt vergeben wird und die Reihe nachvollziehbar bleibt. Rechnungen bewahrst du als Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre auf.
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Beispiel: So sieht eine korrekte Rechnung aus
Ein kurzes Beispiel macht die Pflichtangaben greifbar. Angenommen, du hast als Elektrobetrieb eine Steckdose und einen Sicherungsautomaten installiert. Die Rechnung enthält dann unter anderem:
- Elektro Mustermann, Musterstraße 1, 33100 Paderborn (dein Name und deine Anschrift)
- Kunde: Bäckerei Beispiel GmbH, Beispielweg 2, 33102 Paderborn
- Steuernummer 339/1234/5678, Rechnungsnummer 2026-0042, Ausstellungsdatum 13.06.2026
- Leistung: Installation einer Steckdose und eines Sicherungsautomaten, ausgeführt am 11.06.2026
- 3 Stunden Montage zu 65,00 Euro und Material 50,00 Euro, netto 245,00 Euro, 19 Prozent Umsatzsteuer 46,55 Euro, brutto 291,55 Euro
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Häufige Fehler, die eine Rechnung angreifbar machen
Die meisten Beanstandungen kommen nicht von großen Themen, sondern von Kleinigkeiten.
- Zu vage Leistungsbeschreibung: 'Diverses' oder 'Arbeitsleistung' reicht nicht, beschreibe Art und Umfang konkret.
- Fehlendes oder falsches Leistungsdatum, oft wird nur das Rechnungsdatum genannt.
- Rechnungsnummer doppelt vergeben oder mit unerklärten Lücken.
- Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl die Steuerschuldnerschaft nach § 13b beim Auftraggeber liegt.
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Wie schreibst du Rechnungen mit baubit?
Mit baubit erstellst du Rechnungen direkt aus dem Auftrag heraus. Stammdaten und eine fortlaufende Rechnungsnummer übernimmt baubit aus dem Vorgang, Skonto und Abschlagsrechnungen sind möglich, und du gibst die Rechnung als PDF oder als E-Rechnung im Format XRechnung aus. Über den DATEV-Export bekommt deine Kanzlei eine saubere Grundlage.
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HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
F.01Welche Angaben muss eine Handwerker-Rechnung enthalten?
Für Rechnungen über 250 Euro verlangt § 14 UStG unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, das Leistungsdatum sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
F.02Was gilt bei Rechnungen bis 250 Euro?
Bis 250 Euro brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Sie braucht deinen Namen und deine Anschrift, das Datum, Art und Menge der Leistung sowie den Bruttobetrag mit Steuersatz. Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer sind nicht nötig.
F.03Was muss bei Bauleistungen an andere Betriebe auf die Rechnung?
Greift § 13b UStG, schreibst du netto ohne Umsatzsteuer und setzt den Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auf die Rechnung. Die Umsatzsteuer führt dann dein Auftraggeber ab.
F.04Was schreibt ein Kleinunternehmer auf die Rechnung?
Ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist keine Umsatzsteuer aus und ergänzt einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer. Alle übrigen Pflichtangaben bleiben.
F.05Muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein?
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein, ein festes Format gibt das Gesetz nicht vor. Wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt und die Reihe nachvollziehbar bleibt.
Quellen
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)
- § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen)
- § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge)
- § 13b UStG (Leistungsempfänger als Steuerschuldner)
- § 19 UStG (Kleinunternehmer)
Dieser Ratgeber gibt den Stand vom 13. Juni 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall sind deine Steuerkanzlei und das Finanzamt maßgeblich.
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