RATGEBER
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung im Handwerk
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung im Handwerk richtig stellen: Anspruch nach § 632a BGB, Umsatzsteuer bei Anzahlungen, Abschläge korrekt abziehen.
Von Robinson Laha, Gründer von baubit. Zuletzt geprüft am 5. Juli 2026.
Eine Abschlagsrechnung fordert Teilzahlung für bereits erbrachte Leistung, die Schlussrechnung rechnet das gesamte Projekt ab. Nach § 632a Abs. 1 BGB kannst du Abschläge in Höhe des Werts deiner erbrachten Leistung verlangen. In der Schlussrechnung musst du die vereinnahmten Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer absetzen (§ 14 Abs. 5 UStG).
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Abschlag oder Schlussrechnung: Was ist der Unterschied?
Eine Abschlagsrechnung fordert Geld für einen Teil der Arbeit, den du schon erledigt hast, während das Projekt noch läuft. So musst du bei längeren Baustellen nicht monatelang in Vorleistung gehen. Die Schlussrechnung kommt am Ende: Sie rechnet die komplette Leistung ab und zieht alles ab, was über Abschläge bereits geflossen ist. Der entscheidende Punkt ist, dass beide Rechnungstypen denselben Auftrag betreffen. Die Abschläge sind keine eigenständigen Verkäufe, sondern Vorauszahlungen auf das eine Gesamtwerk.
- Abschlagsrechnung: Teilzahlung für bereits erbrachte Leistung, während der Auftrag läuft
- Schlussrechnung: finale Abrechnung des gesamten Auftrags, Abschläge werden abgezogen
- Beide gehören zum selben Vertrag und dürfen sich am Ende nicht doppeln
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Dein Anspruch auf Abschläge nach § 632a BGB
Du musst nicht erst bis zur Fertigstellung warten, um Geld zu sehen. Nach § 632a Abs. 1 BGB kannst du vom Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Werts der von dir erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Wichtig ist, dass die Leistung wirklich erbracht ist. Du rechnest also ab, was schon steht, nicht was du noch vorhast. Sind Teile der Leistung mangelhaft, darf der Kunde einen angemessenen Teil der Zahlung zurückhalten. Du solltest die erbrachten Leistungen so aufstellen, dass der Kunde sie schnell und sicher beurteilen kann.
- Anspruch besteht in Höhe des Werts der vertragsgemäß erbrachten Leistung (§ 632a Abs. 1 BGB)
- Nur bereits geleistete Arbeit zählt, nicht geplante
- Bei Mängeln darf der Kunde einen angemessenen Teil zurückhalten
- Erbrachte Leistungen nachvollziehbar auflisten
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Umsatzsteuer: Was bei Abschlägen zu beachten ist
Hier sitzt der häufigste Fehler, und er kann dich bares Geld kosten. Sobald du einen Abschlag oder eine Anzahlung kassierst, entsteht die Umsatzsteuer darauf bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du das Geld vereinnahmt hast (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a Satz 4 UStG). Du führst die Steuer auf die Abschläge also schon ab, bevor das Projekt fertig ist. Über jede Abschlagszahlung stellst du eine ordentliche Rechnung aus, im Regelfall mit ausgewiesener Umsatzsteuer (als Kleinunternehmer oder bei einer Bauleistung nach § 13b entsprechend ohne). Wenn du dann die Schlussrechnung schreibst, musst du die bereits vereinnahmten Teilbeträge und die darauf entfallenden Steuerbeträge absetzen, wenn du über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt hast (§ 14 Abs. 5 UStG). So vermeidest du, dieselbe Umsatzsteuer zweimal abzuführen.
- USt auf den Abschlag entsteht mit der Vereinnahmung des Geldes (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a UStG)
- Über jede Abschlagszahlung eine Rechnung stellen, im Regelfall mit ausgewiesener Umsatzsteuer
- In der Schlussrechnung die erhaltenen Abschläge und die darauf entfallende USt absetzen (§ 14 Abs. 5 UStG)
- So wird die Steuer auf die Abschläge nicht doppelt belastet
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So sieht der Abzug in der Schlussrechnung aus
In der Schlussrechnung rechnest du zuerst die gesamte Leistung ab, also den vollen Auftragswert mit Umsatzsteuer. Danach ziehst du die bereits erhaltenen Abschläge inklusive der darauf entfallenden Steuer wieder ab. Übrig bleibt der Restbetrag, den der Kunde noch zahlen muss. Das folgende Beispiel zeigt das Prinzip mit dem aktuellen Regelsteuersatz von 19 Prozent. Die konkreten Beträge sind nur zur Veranschaulichung.
- Erst die volle Leistung mit USt ausweisen
- Dann jeden erhaltenen Abschlag mit zugehöriger USt abziehen
- Es bleibt der offene Restbetrag stehen
| Position | Netto | USt 19 Prozent | Brutto |
|---|---|---|---|
| Gesamtleistung Auftrag | 10.000,00 Euro | 1.900,00 Euro | 11.900,00 Euro |
| abzgl. 1. Abschlag | -4.000,00 Euro | -760,00 Euro | -4.760,00 Euro |
| abzgl. 2. Abschlag | -3.000,00 Euro | -570,00 Euro | -3.570,00 Euro |
| Restbetrag (Schlusszahlung) | 3.000,00 Euro | 570,00 Euro | 3.570,00 Euro |
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Wann ist die Schlussrechnung prüffähig?
Damit dein Kunde zahlen muss, muss er deine Rechnung nachvollziehen können. Prüffähig heißt, dass die abgerechneten Leistungen, Mengen und Preise klar aufgeschlüsselt sind und der Abzug der Abschläge eindeutig erkennbar ist. Achte darauf, dass die Schlussrechnung sich auf den vereinbarten Leistungsumfang bezieht und alle Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung enthält. Eine saubere, gegliederte Aufstellung beschleunigt die Zahlung und reduziert Rückfragen.
- Leistungen, Mengen und Preise nachvollziehbar aufschlüsseln
- Abzug der einzelnen Abschläge klar darstellen
- Alle Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung enthalten
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VOB/B nur, wenn sie vereinbart ist
Du hast vielleicht schon von Abschlags- und Schlussregeln nach § 16 VOB/B gehört. Wichtig zu wissen: Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern ein vorformuliertes Regelwerk für Bauverträge. Sie gilt nur, wenn du und dein Kunde ihre Geltung ausdrücklich vereinbart habt. Ist die VOB/B nicht vereinbart, gelten die Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs, also unter anderem § 632a BGB für die Abschläge. Im klassischen Handwerksauftrag mit Privatkunden ist die VOB/B oft gar nicht einbezogen. Kläre vorab, was in deinem Vertrag steht, denn davon hängen Fristen und Abrechnungsregeln ab.
- VOB/B ist ein Regelwerk, kein Gesetz
- Sie greift nur bei ausdrücklicher Vereinbarung im Vertrag
- Ohne VOB/B gilt das BGB, etwa § 632a BGB für Abschläge
- Vor Auftragsbeginn prüfen, was vereinbart ist
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Häufige Fehler bei Abschlag und Schlussrechnung
Die meisten Probleme entstehen am Übergang von den Abschlägen zur Schlussrechnung. Der Klassiker ist, dass die Abschläge in der Schlussrechnung gar nicht oder falsch abgezogen werden. Dann zahlt der Kunde entweder doppelt, oder du führst Umsatzsteuer doppelt ab. Genauso häufig ist, dass Abschläge ohne ausgewiesene Umsatzsteuer gestellt werden, was den späteren sauberen Abzug erschwert. Wer den Überblick über die schon gestellten Abschläge verliert, schreibt am Ende eine falsche Schlussrechnung.
- Abschläge in der Schlussrechnung nicht oder falsch abgezogen
- Abschläge ohne ausgewiesene Umsatzsteuer gestellt
- Überblick über die bereits gestellten Abschläge verloren
- Schlussrechnung ohne nachvollziehbare Aufschlüsselung versendet
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Wie hilft dir baubit bei Abschlag und Schlussrechnung?
baubit nimmt dir das Büro ab und erklärt dir die Schritte, ohne dass du zum Steuerexperten werden musst. Du erstellst Abschlagsrechnungen und die zugehörige Schlussrechnung direkt aus dem Auftrag heraus, sodass beide auf denselben Auftrag verweisen. Die bereits erhaltenen Abschläge ziehst du in der Schlussrechnung ab, damit am Ende nur der offene Restbetrag stehen bleibt. Rechnungen lassen sich als XRechnung erstellen, und über das dreistufige Mahnwesen behältst du offene Posten im Blick. Deine Belege und Daten übergibst du per DATEV-, Lexware-Office- oder CSV-Export an deine Steuerkanzlei. Abschlags- und Schlussrechnungen werden dabei bewusst nicht automatisch in den DATEV-Export übernommen, die stimmst du mit deiner Kanzlei direkt ab. Die Verbuchung deiner Umsatzsteuer übernimmt deine Steuerkanzlei, baubit erfasst und bereitet auf. Die Monats-Finanzübersicht zeigt dir grob, wo du stehst.
- Abschlags- und Schlussrechnung aus demselben Auftrag erstellen
- Erhaltene Abschläge in der Schlussrechnung abziehen, Restbetrag bleibt stehen
- Rechnungen auch als XRechnung, dreistufiges Mahnwesen für offene Posten
- DATEV-, Lexware-Office- und CSV-Export für deine Steuerkanzlei
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HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
F.01Habe ich als Handwerker einen Anspruch auf Abschlagszahlungen?
Ja. Nach § 632a Abs. 1 BGB kannst du vom Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Werts der von dir erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Voraussetzung ist, dass die Leistung tatsächlich erbracht ist. Bei Mängeln darf der Kunde einen angemessenen Teil zurückhalten.
F.02Muss ich auf Abschlagsrechnungen schon Umsatzsteuer abführen?
Ja. Sobald du den Abschlag vereinnahmst, entsteht die Umsatzsteuer darauf mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a UStG). Du weist die USt auf der Abschlagsrechnung aus. Was am Ende für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerkanzlei.
F.03Wie ziehe ich die Abschläge in der Schlussrechnung ab?
Du rechnest in der Schlussrechnung die gesamte Leistung mit Umsatzsteuer ab und setzt danach die bereits vereinnahmten Abschläge samt der darauf entfallenden Steuerbeträge ab (§ 14 Abs. 5 UStG), sofern du über die Abschläge Rechnungen ausgestellt hast. Übrig bleibt der Restbetrag.
F.04Gilt § 16 VOB/B für meine Abrechnung?
Nur, wenn die VOB/B in deinem Vertrag ausdrücklich vereinbart wurde. Die VOB/B ist kein Gesetz. Ist sie nicht vereinbart, gelten die Regeln des BGB, etwa § 632a BGB für Abschläge. Prüfe vor Auftragsbeginn, was in deinem Vertrag steht.
F.05Was ist der häufigste Fehler bei der Schlussrechnung?
Dass die bereits erhaltenen Abschläge in der Schlussrechnung nicht oder falsch abgezogen werden. Dann zahlt der Kunde zu viel oder du führst Umsatzsteuer doppelt ab. Eine klare Aufstellung mit Abzug jedes Abschlags samt USt verhindert das.
Quellen
- § 632a BGB (Abschlagszahlungen)
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen, insb. Abs. 5 zur Endrechnung)
- § 13 UStG (Entstehung der Steuer bei Anzahlungen)
Dieser Ratgeber gibt den Stand vom 5. Juli 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall sind deine Steuerkanzlei und das Finanzamt maßgeblich.
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