RATGEBER
Belege und Daten ans Steuerbüro übergeben: der saubere Handoff
So übergibst du als Handwerker deine Belege und Daten sauber ans Steuerbüro: was die Kanzlei wirklich braucht, GoBD-Pflichten und die drei Übergabewege.
Von Robinson Laha, Gründer von baubit. Zuletzt geprüft am 5. Juli 2026.
Dein Steuerbüro braucht von dir vollständige, GoBD-konforme Belege mit Leistungsdatum und Mehrwertsteuersatz, klar getrennt nach Einnahme und Ausgabe. Buchungsbelege musst du nach § 147 AO acht Jahre aufbewahren. Verbuchen musst du nichts: Du gibst strukturierte Daten weiter, die Kanzlei trägt sie ein. Je sauberer die Übergabe, desto weniger Kanzlei-Stunden zahlst du.
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Du musst nicht verstehen, wie verbucht wird
Viele Handwerker glauben, sie müssten lernen, wie Buchhaltung funktioniert, bevor sie ihre Unterlagen weitergeben. Das stimmt nicht. Das Verbuchen ist die Aufgabe deiner Steuerkanzlei. Deine Aufgabe ist es, ihr saubere, vollständige Daten zu liefern. baubit ist genau diese Schnittstelle: Du erfasst Angebote, Rechnungen und Belege, baubit bereitet sie auf, und am Ende geht ein strukturierter Datensatz an die Kanzlei. Wie daraus dann eine Steuererklärung wird, ist Fachsache deines Steuerbüros.
- Dein Job: Belege vollständig erfassen und richtig zuordnen
- Job der Kanzlei: verbuchen, Steuern berechnen, Abschluss erstellen
- Du brauchst kein Buchhaltungswissen, um sauber zu übergeben
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Was deine Kanzlei wirklich von dir braucht
Eine Steuerkanzlei kann nur das verarbeiten, was vollständig und nachvollziehbar bei ihr ankommt. Fehlt zu einem Beleg das Leistungsdatum oder ist der Mehrwertsteuersatz unklar, kommt die Rückfrage, und Rückfragen kosten dich Geld. Diese vier Dinge sind der Kern eines brauchbaren Belegs.
- Vollständiger Beleg: Aussteller, Datum, Leistung, Betrag, Mehrwertsteuer getrennt ausgewiesen
- Klare Zuordnung: Ist das eine Einnahme oder eine Ausgabe?
- Leistungsdatum: wann die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde (nicht zu verwechseln mit dem Rechnungsdatum)
- Mehrwertsteuersatz: 19 Prozent, 7 Prozent oder steuerfrei, eindeutig erkennbar
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GoBD: deine Pflicht als Betrieb
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums und betreffen jeden, der steuerlich Aufzeichnungen führt, also auch dich. Sie verlangen, dass deine Belege und Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht erfasst und nachvollziehbar sind. Besonders wichtig: Ein Beleg darf nachträglich nicht so verändert werden, dass die ursprüngliche Fassung nicht mehr erkennbar ist. Das gilt auch für digitale Belege. Wenn du ein Foto eines Belegs digital aufbewahrst, muss dieses Original unveränderbar bleiben.
- Vollständigkeit: kein Geschäftsvorfall fehlt
- Nachvollziehbarkeit: ein Dritter (zum Beispiel ein Prüfer) kann alles nachvollziehen
- Unveränderbarkeit: nachträgliche Änderungen dürfen das Original nicht verschleiern
- Zeitgerechte Erfassung: Belege werden zeitnah festgehalten, nicht erst am Jahresende
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Wie lange du Belege aufbewahren musst
Nach § 147 der Abgabenordnung gelten gestaffelte Aufbewahrungsfristen. Für Buchungsbelege, also den Großteil deiner Rechnungen und Quittungen, gilt eine Frist von acht Jahren. Diese Frist wurde gegenüber früher verkürzt; lange galten zehn Jahre. Für bestimmte andere Unterlagen wie Bücher und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren, für sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe gilt eine kürzere Frist von sechs Jahren. Wichtig: Deine Rechnungen und Quittungen sind Buchungsbelege (acht Jahre), nicht die sechsjährige Restkategorie. Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, du musst also faktisch etwas länger aufbewahren als die reine Jahreszahl vermuten lässt.
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Quittungen) | 8 Jahre |
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre |
| Sonstige Unterlagen (z. B. Handels- und Geschäftsbriefe) | 6 Jahre |
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Die Wege, deine Daten zu übergeben
Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Welcher passt, hängt davon ab, wie deine Kanzlei arbeitet. Sprich das einmal mit ihr ab, dann läuft der Rest von selbst. Du erzeugst die Datei im Betrieb und gibst sie ab, die Verbuchung bleibt beim Steuerbüro.
- DATEV-Export: das Format, das die meisten Kanzleien direkt einlesen können. baubit gibt deine Daten in diesem Format aus, deine Kanzlei zieht sie ein.
- Lexware-Office-Export: der passende Übergabeweg, wenn deine Kanzlei mit Lexware Office arbeitet.
- CSV-Export: ein offenes Tabellenformat, das fast jedes Programm verarbeitet, falls deine Kanzlei anders arbeitet.
- Lohn-Vorbereitung: baubit bereitet die Lohndaten fürs Lohnbüro auf (inkl. SFN-Zuschlägen nach § 3b EStG), die du zusammen mit den Belegen übergibst.
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Warum ein sauberer Handoff dich Geld spart
Steuerkanzleien rechnen einen großen Teil ihrer Arbeit nach Aufwand ab. Jeder fehlende Beleg, jede unklare Zuordnung und jeder Schuhkarton voller loser Quittungen bedeutet Nacharbeit, und die zahlst du. Kommen die Daten dagegen vollständig, korrekt zugeordnet und im richtigen Format an, sinkt der Aufwand der Kanzlei spürbar. Sauber übergeben ist also kein Selbstzweck, sondern direkt deine Rechnung am Jahresende.
- Weniger Rückfragen = weniger abgerechnete Kanzlei-Stunden
- Keine doppelte Arbeit durch fehlende oder unleserliche Belege
- Schnellere Abschlüsse, weil nichts gesucht werden muss
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Wie hilft dir baubit bei der Übergabe
baubit ist gebaut als Schnittstelle zwischen dir und deinem Steuerbüro, nicht als Buchhaltungsprogramm. Du fotografierst Belege mit der App, die KI-Belegerfassung liest die Daten aus (bis zu 100 Belege im Monat), und alles liegt strukturiert beisammen. Einnahmen aus deinen Rechnungen und Ausgaben aus deinen Belegen sind getrennt erfasst. Für die Übergabe stehen dir DATEV-Export, Lexware-Office-Export und CSV-Export zur Verfügung, dazu die aufbereiteten Lohndaten fürs Lohnbüro. Abschlags- und Schlussrechnungen laufen dabei nicht automatisch im DATEV-Export mit, die stimmst du mit deiner Kanzlei direkt ab. Eine grobe Monats-Finanzübersicht (Vorschau in Richtung Einnahmenüberschussrechnung) zeigt dir, wo du stehst. Die eigentliche Verbuchung und die Steuererklärung bleiben Sache deiner Kanzlei, und das ist gut so.
- KI-Belegerfassung per Foto, bis zu 100 Belege pro Monat
- Einnahmen und Ausgaben sauber getrennt erfasst
- DATEV-Export, Lexware-Office-Export und CSV-Export
- Aufbereitete Lohndaten fürs Lohnbüro (SFN-Zuschläge nach § 3b EStG)
- Grobe Monats-Finanzübersicht als Vorschau, kein Ersatz für die Kanzlei
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HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
F.01Muss ich als Handwerker selbst verstehen, wie Buchhaltung funktioniert?
Nein. Das Verbuchen ist die Aufgabe deiner Steuerkanzlei. Du musst nur dafür sorgen, dass deine Belege vollständig sind und richtig zugeordnet (Einnahme oder Ausgabe) bei der Kanzlei ankommen. baubit hilft dir genau dabei und gibt die Daten im passenden Format aus.
F.02Wie lange muss ich meine Belege aufbewahren?
Für Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen gilt nach § 147 AO eine Frist von acht Jahren. Für Unterlagen wie Jahresabschlüsse sind es weiterhin zehn Jahre. Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
F.03Reicht es, wenn ich Belege digital als Foto aufbewahre?
Digitale Belege sind grundsätzlich zulässig, sie müssen aber GoBD-konform sein: vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar. Das heißt, ein einmal erfasster Beleg darf nicht so geändert werden, dass die ursprüngliche Fassung verloren geht. baubit hält erfasste Belege strukturiert vor. Wie du im Einzelfall archivieren musst, klärst du am besten mit deiner Kanzlei.
F.04Welches Übergabeformat soll ich nutzen, DATEV, Lexware Office oder CSV?
Das hängt davon ab, womit deine Kanzlei arbeitet. Die meisten Kanzleien lesen DATEV-Daten direkt ein, deshalb ist der DATEV-Export oft die erste Wahl. Arbeitet deine Kanzlei mit Lexware Office, nutzt du den Lexware-Office-Export; sonst ist CSV ein offenes Format, das fast überall passt. Frag einmal kurz nach, dann ist es geklärt.
F.05Kann baubit auch die Lohndaten fürs Lohnbüro vorbereiten?
Ja. baubit bereitet die Lohndaten fürs Lohnbüro auf, inklusive SFN-Zuschlägen nach § 3b EStG je Bundesland. Du übergibst die vorbereiteten Zahlen zusammen mit deinen Belegen, die Lohnabrechnung selbst bleibt Sache deiner Kanzlei oder deines Lohnbüros.
Quellen
- § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
- GoBD (BMF-Schreiben, AO-Handbuch Anhang 64)
Dieser Ratgeber gibt den Stand vom 5. Juli 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall sind deine Steuerkanzlei und das Finanzamt maßgeblich.
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